00: 00:11Christina Berg: Herzlich willkommen zum EVItalk Podcast „Elektronisches Beantragungsverfahren“, kurz eBZ. Das ist mittlerweile bei fast allen Zahnarztpraxen und Kassen im Einsatz. Das heißt, die Praxen senden ihre ZE- oder KFO-Pläne via KIM an die Kassen und erhalten auf dem gleichen Weg die Antwort. Verbindlicher Start dafür und für Kieferbruch und PAR wird der 1. Januar 2023 sein. Uns interessiert heute, wie sich das neue Prozedere mit der EVIDENT-Software in der Praxis bewährt. Deshalb freue ich mich, dass Dr. Alexander Kaul aus Aachen Zeit gefunden hat, mit mir darüber zu sprechen. Herr Dr. Kaul, ich grüße Sie und heiße Sie herzlich willkommen in unserem EVItalk!

00: 00:52Dr. Alexander Kaul: Hallo Frau Berg, vielen Dank, dass ich hier sein darf.

00: 00:55Christina Berg: Hallo, ich grüße Sie! Herr Dr. Kaul, können Sie sich kurz selbst vorstellen?

00: 00:59Dr. Alexander Kaul: Ich bin Zahnarzt in Aachen, habe mit meiner Frau zusammen eine Gemeinschaftspraxis mit dem Hauptschwerpunkt meiner Frau, Kinderzahnheilkunde. Wir arbeiten seit 2007 mit EVIDENT, sind damit sehr zufrieden und finden es ganz toll, wie EVIDENT auch auf Kundenwünsche eingeht und dass die Hotline immer besetzt ist. Wir sind da sehr zufrieden.

00: 01:21Christina Berg: Danke schön für die Blumen, das war ja gar nicht besprochen. Sie nutzen eBZ bislang nur für ZE und jetzt habe ich einige Fragen an Sie, welche mit Sicherheit unsere anderen Anwender auch interessieren werden. Wie viele Anträge haben Sie denn grob geschätzt schon verschickt?

00: 01:35Dr. Alexander Kaul: Inzwischen, würde ich sagen, haben wir jetzt so um die 50, vielleicht 60 Anträge darüber laufen. Es gibt ja kleine und große, also für Interimszahnersatz oder für nur eine Krone oder eine Reparatur bis hin zum großen Zahnersatz.

00: 01:49Christina Berg: Im Wesentlichen sind es ja drei Schritte. Erstens den E-Antrag erstellen, zweitens den E-Antrag mit dem Praxisausweis oder dem Heilberufsausweis signieren und schließlich drittens an die Kassen senden. Wie ist denn in Ihrer Praxis der Workflow und an welchen Arbeitsplätzen machen Sie genau was?

00: 02:05Dr. Alexander Kaul: Was wir wo machen, hängt erst einmal immer so ein bisschen von der Planung ab. Wenn ich im Zimmer zum Beispiel dem Patienten sage, er braucht eine Krone, dann bekommt die Abrechnung direkt ein Aufgabenfähnchen in EVIDENT: „Hier muss eine Krone gemacht werden.“ Das macht dann schon die Mitarbeiterin im Zimmer. Wenn es natürlich eine größere ZE-Planung ist, dann plane ich das zuerst ganz normal wie ZE und setze dann ein Fähnchen und sage: „Hier bitte KVAs erstellen“, und in unserer Verwaltung, die sitzt im Backoffice, also gar nicht unten in der Rezeption, werden dann die eHKPs erstellt. Vorher muss man sich ja die Labor-KVAs hereinholen und dort oben haben wir dann ein zusätzliches Kartenterminal mit den beiden eHBAs installiert, und wir haben noch die Komfort-Signatur, sodass die Mitarbeiter nicht immer bei jedem Antrag wieder neu die PIN eingeben müssen.

00: 02:53Christina Berg: Ja, das macht Sinn. Die Übermittlung läuft ja über KIM. Wie ist denn die Stabilität von KIM, können Sie dazu etwas sagen?

00: 03:00Dr. Alexander Kaul: Bei uns läuft KIM super, auch stabil, da haben wir fast gar keine Probleme und wir arbeiten täglich damit, da wir sehr viele Überweiser haben, die die Kinder zu uns schicken. Da würden wir uns natürlich wünschen, dass dafür auch KIM noch mehr genutzt würde, um uns Röntgenbilder oder Ähnliches zu übermitteln. Weil man kann ja mehreres über KIM machen. KIM ist ja nicht nur für den eHKP oder für solche Sachen, sondern auch für die ganz normale Kommunikation unter den einzelnen Praxen.

00: 03:25Christina Berg: Genau dafür ist es ja gedacht, ja. Verschlüsselter Versand.

00: 03:28Dr. Alexander Kaul: Da ist KIM dann eigentlich schon ziemlich entspannt, weil man da ja keine Verschlüsselungsprogramme braucht. Es gibt ja davon viele auf dem Markt, die KZVen haben ihre eigenen, und wenn man dann immer unterschiedliche Verschlüsselungen bekommt und man muss sich immer darüber Gedanken machen: „Wie bekomme ich jetzt dieses Bild entschlüsselt?“, das ist dann schon immer so ein bisschen nervig und aufwendig. Da würde man sich wünschen, dass viele KIM nutzen würden. Wir haben das damals mit EVIDENT und VisionmaxX in Kombination gemacht und ich muss sagen, dass es mit VisionmaxX super läuft. Wenn da einmal eine Störung ist, dann kriegen wir entweder von denen eine Meldung, dass irgendetwas ausgefallen ist, oder wenn wir da per E-Mail hinschreiben, dass wir ein Problem haben, dann meldet sich eigentlich innerhalb der nächsten drei, vier Stunden jemand und dann ist das eigentlich abends auch behoben.

00: 04:12Christina Berg: Das freut mich tatsächlich zu hören. VisionmaxX ist ja ein ganz enger Kooperationspartner von uns und wir sind auch super froh, dass wir die mit im Boot haben. Gerade bei der ganzen Telematikinfrastruktur war das eine große Unterstützung. Jetzt verschicken Sie ja die E-Anträge an die Kassen. Wie lange dauert denn die Genehmigung durch die Kassen in der Regel? Gibt es da signifikante Unterschiede pro Kasse?

00: 04:30Dr. Alexander Kaul: Es ist unterschiedlich. Ob es jetzt pro Kasse ist, kann ich so genau nicht sagen. Es hängt halt meistens einfach vom Umfang ab. Wenn es nur um eine Krone geht oder um irgendetwas, wo es kein Gutachterverfahren geben könnte, dann kommt es teilweise auch nach fünf Minuten schon wieder zurück. Irgend so eine künstliche Intelligenz macht den Prozess ja im Hintergrund, und wenn da nur eine Krone ist und alles korrekt eingetragen ist, da hat man es manchmal nach fünf Minuten. Wenn es natürlich eine große Teleskoparbeit oder so etwas ist, dann kann es auch schon einmal drei Tage dauern. Aber es ist auf jeden Fall schneller als auf dem Postweg.

00: 04:58Christina Berg: Ja super. Die Kassen arbeiten ja mit vorgefertigten Antwortdatensätzen. Nur bei Härtefällen ist es das ein bisschen schwierig. Wie lange dauert es denn gerade in Härtefällen, dass da eine Rückmeldung kommt? Gibt es da Unterschiede?

00: 05:11Dr. Alexander Kaul: Bei den Härtefällen ist es ein bisschen schwierig zu sagen, weil wir so direkt Härtefälle mit reiner Regelversorgung eigentlich fast nie oder sehr selten haben. Oft ist es so, dass Rentner meinen, sie wären ein Härtefall, haben aber nur eine Zuzahlungsbefreiung. Dann stellt man diesen Antrag mit 100 Prozent, und dann kommt er aber mit korrigierter Prozentzahl zurück. Da muss man dann schauen, weil man bekommt keine Information, dass der korrigiert wurde. Man schickt den Antrag also mit 100 Prozent hin und dann kommt er mit 70 Prozent zurück, das sieht man dann aber nicht irgendwie, dass in der E-Mail dann steht: „Wir haben den korrigiert“, oder so. Aber es kommt eigentlich, also da ist bei der Verwaltung bei uns kein Problem. Die sagen, dass alles passt.

00: 05:52Christina Berg: Okay, klasse! Wie sehen Sie denn die Entlastung über eBZ in Ihrer Praxis im Speziellen?

00: 06:01Dr. Alexander Kaul: Speziell mit den HKPs ist es ja im Papierformat so, dass man dem Patienten das schickt, mit dem HKP, mit seinem Eigenanteil, und dann wartet man darauf, dass das irgendwann dann zurückkommt. Oder dass der Patient, der es von der Kasse bekommen hat, dann anruft und sagt: „Ich habe den HKP zurück.“ Da läuft man ja schon viel hinterher. Und jetzt läuft es ja genau andersrum, dass wir uns erst einmal den Kostenvoranschlag unterschreiben lassen und dann sagen: „So, jetzt schicken wir es an die Kasse“, und wir es auch zurückbekommen. Da muss man sagen, dass es schon weniger nervig ist, einfach den Leuten hinterherlaufen zu müssen, weil man weiß: „A-ha, der ist genehmigt. Hier liegt er“, und dann kann man weitergehen.

00: 06:34Christina Berg: Ja klar. Den Patienten nicht mehr hinterherlaufen zu müssen, ist natürlich ein Riesenvorteil von eBZ. Ein Blick auf die Software: Wo erleben Sie denn speziell die EVIDENT-Software besonders hilfreich beim eBZ Workflow?

00: 06:47Dr. Alexander Kaul: Wenn dir das alles teilweise automatisch zusortiert wird, oder mit einem Klick beim Patienten drin ist, da sagt die Verwaltung, dass es schon top organisiert ist. Auch über Plan Inside, wo man dann sieht, welchen Status das eingereichte Formular gerade hat. Wir finden das super.

00: 07:04Christina Berg: Das freut mich. Stichwort Plan Inside, das ist die Übersicht der ganzen eBZ-Anträge. Das finden Sie gut gelöst?

00: 07:11Dr. Alexander Kaul: Ja.

00: 07:12Christina Berg: Sehr schön! Werfen wir einmal ein Blick auf die Patienten. Wie sehen die das neue Prozedere denn? Vorher waren sie ja in der Pflicht, die Patienten, die HKPs genehmigt zu bekommen und dann den Arzt anzurufen. Wie nehmen die das auf?

00: 07:24Dr. Alexander Kaul: Viele Patienten sind erleichtert und sagen: „Endlich geht es einmal ein bisschen vorwärts“, weil viele haben diesen ganzen Papierwust im Vorfeld gar nicht mehr verstanden. Die haben immer gesagt: „Wie, ich kriege jetzt noch ein Formular, ich kriege noch Unterlagen? Geht das nicht digital?“. Jetzt sagen sie: „Endlich können wir das mit nicht mehr so viel Papier machen.“

00: 07:43Christina Berg: Klar, die werden entlastet. Wie läuft denn die Kommunikation mit den Patienten nach Eingang der Antwort, jetzt, da Sie ja die Rückmeldung von der Krankenkasse erhalten? Was machen Sie dann?

00: 07:54Dr. Alexander Kaul: Die Kommunikation läuft eigentlich sehr gut. Es ist zwar im ersten Moment, wenn man das erste Mal damit startet, schwer zu verstehen, dass aus diesem rosa Antragsformular auf einmal drei Blätter werden, wo man sagt: „Umweltschutz! Wie kann ich aus einem Blatt drei machen?“. Das ist natürlich schwierig zu erklären, aber wir haben das alles digitalisiert. Wir sind eine Praxis, die versucht, alles zu digitalisieren, möglichst Papier zu vermeiden. Und allein durch die hohe Anzahl an Überweisern, die uns die Kinder schicken, haben wir uns schon vor Jahren darüber Gedanken gemacht: Wie kann man Briefe, wie kann man Röntgenbilder, digital und datenschutzkonform untereinander austauschen?

00: 08:32Dr. Alexander Kaul: Deshalb haben wir in der Praxis einen eigenen Cloud-Server installiert. Also nicht so wie bei Dropbox oder Drive, wo man nicht weiß, wo seine Daten liegen. Ich meine, es sind Gesundheitsdaten, da haben wir wieder höhere Anforderungen. Deshalb haben wir einen eigenen Cloud-Server in der Praxis und den nutzen wir als Basis für die Kommunikation mit anderen Praxen, wenn wir denen Röntgenbilder schicken, wenn wir denen irgendetwas überweisen. Oder auch wenn Patienten sagen: „Ich fordere mein Röntgenbild an, weil ich weggezogen bin“, dann können Sie denen das Röntgenbild ja nicht einfach so mailen. Dann kriegen die einen Downloadlink mit einem Passwort.

00: 09:05Christina Berg: Ah super!

00: 09:07Dr. Alexander Kaul: Zudem haben wir dann jetzt bei dem eHKP gesagt, dass wir diese Formulare, die der Patient unterschreiben muss, weil er muss ja zustimmen, auch digital machen. So habe ich mir dann die Formulare in EVIDENT, die da sind, quasi doubliert und mit meiner Unterschrift und mit Briefkopf versehen, sodass man die quasi als PDF erstellen kann. Wir machen also den eHKP ganz normal wie bisher, und wenn der dann fertig ist, dann kann man das ja auch in der Vorschau von EVIDENT als PDF exportieren. Dann machen wir daraus eine Vorschau, speichern das in der Cloud und der Patient bekommt dann aus der Cloud heraus eine E-Mail, die wir vorgefertigt haben, mit seinem Link und bekommt per SMS das Passwort, sodass man wieder beide Wege nutzt, damit da keiner etwas abfangen kann.

00: 09:47Dr. Alexander Kaul: Und man hat natürlich gleichzeitig dank EVIDENT diese Dokumentation, dass man es nicht noch einmal übertragen muss, automatisch SMS versendet und dann weiß... Dann ist da auch so ein bisschen erklärt, was die Patienten damit machen sollen, und die meisten, also überraschend viele, machen es so, dass sie entweder in ihrem PDF-Programm zu Hause ihre Unterschrift irgendwie hinterlegt haben. Die importieren das, setzen es da herein, speichern es als neues PDF und mailen es zurück. Oder es gibt die andere Hälfte, die einfach diese Seite ausdruckt, wo das Unterschriftfeld ist, unterschreibt, macht ein Foto mit dem Handy und mailt es dann zurück. Dann hat man es ja auch digital.

00: 10:21Dr. Alexander Kaul: Das können wir natürlich wieder direkt in die Kartei über „Import“ hereinholen. Da muss kein Mitarbeiter von mir irgendein Papier scannen. Deshalb wollen wir das auch eigentlich auf dem Weg. Und die Patienten finden es halt super: „Alles klar, ist genehmigt“, und wir können sagen: „Das reicht uns, um den eHKP loszuschicken.“

00: 10:38Christina Berg: Okay, da würde ich jetzt wahrscheinlich gerade von einem anderen Anwender hören: „Unser Kundenstamm ist so alt, die würden das nicht machen.“ Die Probleme haben Sie offensichtlich nicht?

00: 10:46Dr. Alexander Kaul: Nein. Klar gibt es welche, so Ü-70, Ü-80, denen will ich das jetzt nicht absprechen, das sind ja mehr die, wo man dann sagt: „Kommen die damit klar?“. Da ist es auch so, dass wir teilweise, wenn die noch in der Praxis sind und es geht um eine Krone oder eine kleine Sache, fragen, ob sie noch fünf Minuten Zeit haben, dann machen wir es in der Praxis. Sie unterschreiben es in der Praxis und dann drucken wir es auch nur einmal aus. Die unterschreiben ihren eigenen Kostenvoranschlag, ihr eigenes Formular, wir scannen es ein und haben es. Dann drucken wir es nicht zweimal – einmal für sie, einmal für uns – aus.

00: 11:17Christina Berg: Ja, super. Da gibt es einen Plan B. Perfekt. Die Praxis muss ja jetzt nicht mehr warten, dass sich die Patienten nach der Genehmigung selbst melden. Können Sie sagen, dass sogar mehr genehmigte Behandlungen tatsächlich durchgeführt werden? Beziehungsweise: Werden die Behandlung jetzt schneller durchgeführt?

00: 11:33Dr. Alexander Kaul: Es stimmt, wir müssen den Patienten ja jetzt nicht mehr hinterhertelefonieren. Und dadurch, dass die Vereinbarung keine direkte Verbindung mehr zum HKP hat, müssen wir die auch keine zehn Jahre lang mehr aufbewahren. Wobei dies ja im digitalen Zeitalter jetzt nicht so aufwendig wäre, weil man es ja gescannt hat, anstatt die ganzen Papierberge in der Garage mit Leitz-Ordnern, was man da alles hatte. Aber man kann schon sagen, dass Behandlungen schneller durchgeführt werden, weil wir ja jetzt wissen: „Der ist genehmigt“, und dann aktiv den Patienten anrufen und sagen: „Hier, der ist genehmigt.“ Und er hat ja vorher schon den Kostenvoranschlag unterschrieben, er weiß also, dass die Behandlung kommen wird, dass die Terminvereinbarung kommen wird. Daher kann man schon sagen, dass es da schneller zu der Terminfindung kommt.

00: 12:13Christina Berg: Klasse! Das waren ja jetzt schon ganz schön viele interessante Informationen, auch für Ihre Kollegen, gehe ich davon aus. Wie sieht es denn mit Verbesserungsvorschlägen aus? Was könnte aus Ihrer Sicht noch besser werden? Ich habe ja auch in der folgenden Podcast-Serie noch einen Termin mit dem Herrn Helm von der AOK, dem kann ich ja auch noch einmal auf den Zahn fühlen. Welche Verbesserungsvorschläge haben Sie?

00: 12:34Dr. Alexander Kaul: Der erste wäre, wenn sie mit der Krankenkasse AOK telefonieren, dass erst einmal alle Krankenkassen angeschlossen sind, dass natürlich alle mitmachen. Es gibt immer noch welche, die da nicht mitmachen und dann findet man die nicht im Verzeichnis. Dann wäre es natürlich irgendwann interessant, wenn auch die Privaten mitmachen würden. Erst einmal, dass man überhaupt einmal alle in dem Orbit hat, um da mit denen zu arbeiten.

00: 12:57Dr. Alexander Kaul: Dann zum eHKP so direkt, dass einmal bei den KIM-Adressen, die muss man immer aus einem Verzeichnis abrufen, um sich die zu nehmen, da wäre es manchmal schöner, wenn man auch welche eintragen könnte, die man so bekommt oder darauf antwortet wie eine normale E-Mail. Und jetzt an EVIDENT wäre der Wunsch, dass man vielleicht diese PDFs, die man aus der Antragsstellung erstellt, da schon verschlüsseln könnte. Dass man da den Workflow noch einmal ein bisschen erleichtert, dass irgendwie, wenn man das PDF erstellt, das Programm fragt: „Willst du ein Passwort vergeben?“, dann gibt man das ein und er schickt das automatisch per SMS heraus. Das wäre natürlich ein Traum. Aber man darf ja manchmal träumen und Sie haben mich gefragt!

00: 13:35Christina Berg: Denn Traum nehme ich einmal auf! Alles legitim, das nehme ich auf jeden Fall auf. Bezüglich ihres Verbesserungswunsches, was die KIM-Nachrichten angeht und das Antworten auf die KIM-Nachrichten, das war tatsächlich auch ein Wunsch von mehreren Anwendern. Den haben wir bereits aufgenommen und der wird auch mit dem nächsten Projekt bezüglich KIM umgesetzt. Das kann ich Ihnen jetzt schon einmal sagen. Den anderen Wunsch, oder den Traum, den nehme ich auf jeden Fall mit auf. Eingangs hatten Sie gesagt, dass Sie sich wünschen, dass mehr Krankenkassen angeschlossen sind. Haben Sie irgendwie so einen Überblick, wie oft Sie die Rückmeldung kommen: „Nein, ist nicht angeschlossen“, oder wie oft es dann im Workflow hapert?

00: 14:13Dr. Alexander Kaul: Ich weiß nicht. Viele sind es nicht, aber es ist halt ärgerlich, wenn man das erstellt und man klickt darauf und die sind dann nicht dabei. Da denkt man natürlich schon wieder: „Wieso haben die sich nicht erst einmal zusammengetan und sind sich einig: ‚Ja, wir machen alle mit‘.“ Wir haben einen Stichtag, wo wir ja angeschlossen sein müssen. Warum sind die noch nicht drin? Warum sind die noch nicht alle in der Testphase? Wieso können wir die jetzt noch nicht anpingen, um zu sagen: „Funktioniert es auch mit euch?“.

00: 14:43Christina Berg: Da wird ja jetzt gerade aktuell viel Druck gemacht. Ich meine, ursprünglich war ja der Start am 1. Juli 2022, der wurde ja jetzt wieder verschoben auf den 1. Januar 2023. An wem es liegt, weiß ich nicht. Da wird auf jeden Fall viel Druck gemacht und wir hoffen da auch. Aber das ist ja auch eine gute Frage an den Herrn Helm, bezüglich der AOK Krankenkasse, wie es mit den anderen Krankenkassen aussieht. Wir bleiben da auf jeden Fall dran. Herr Dr. Kaul, wirklich interessante Antworten, herzlichen Dank dafür! Haben Sie denn noch Fragen an uns? Oder Träume?

00: 15:14Dr. Alexander Kaul: Ich verschicke ja öfter Verbesserungsvorschläge oder Wünsche und Träume. Das finde ich ja auch super, dass man das so mit EVIDENT machen kann. Ich freue mich schon, wir werden ja auch demnächst an dem Projekt mitarbeiten, dass wir auch PA-Anträge darüber schicken. Da sind die ganze Praxis und ich immer offen und freuen uns, wenn wir dann auch endlich die PA-Anträge darüber schicken und die dann auch innerhalb von vielleicht einem Tag genehmigt werden, und wir könnten da direkt weiter arbeiten.

00: 15:45Dr. Alexander Kaul: Ich hoffe einfach, dass das so weitergeht und dass nicht irgendwann dieses ganze System wieder ins Stocken kommt. Dass eigentlich alle, also alle Zahnärzte, alle Ärzte einmal mit KIM arbeiten, damit man da einfach sagen kann: „Wir haben da jetzt ein Kommunikationsmittel, was geschützt ist, was datenkonform ist, wo wir unsere Röntgenbilder hin und her schicken.“ Ich finde das einfach entspannend, weil wir alle keine Entschlüsselungsprogramme brauchen und nicht hinterhertelefonieren und sagen: „Das funktioniert wieder nicht“, sondern einfach hin und her: „Der Name steht drin. Alles gut.“

00: 16:15Dr. Alexander Kaul: Ich hoffe, dass sich mehr anschließen. Man muss natürlich hier und da immer ein bisschen schauen, dass es läuft. Ich weiß auch, dass andere Programme das noch nicht so haben wie EVIDENT. Da muss man einfach sagen, da hat EVIDENT – jetzt nicht, weil ich auch EVIDENT-Anwender bin – einen guten Job gemacht, wenn mich andere Überweiser anrufen und sagen: „Bei uns läuft KIM überhaupt noch nicht.“

00: 16:36Christina Berg: Herzlichen Dank! Das waren auf jeden Fall tolle Schlussworte, da kann ich ja gar nichts mehr hinzufügen. Vielen, vielen Dank für Ihre Antworten auf meine ganzen Fragen. Wir hoffen natürlich auch, dass das zum 1. Januar 2023 dann auch tatsächlich alles so umgesetzt wird, weil es war auch viel Arbeit und wir möchten, dass es Früchte trägt. Somit herzlichen Dank noch einmal an Sie, Herr Dr. Kaul, und wir hören uns mit Sicherheit wieder!

00: 17:00Dr. Alexander Kaul: Sehr gerne, immer wieder. Tschüss und vielen Dank!